Implementatie en digitalisering risicobeoordeling in de werkvergunning

De uitdaging

Tijdens een reguliere audit van de overheid kreeg onze klant een afwijking. Het bleek dat de huidige werkvergunningen onvoldoende risicobeoordeling bevatte. De werkvergunningen worden gemaakt in een bestaand systeem. Een risicobeoordeling was geen onderdeel hierin. De grootste uitdaging zit hem in de omvang. Tientallen afdelingen, honderden mensen maken werkvergunningen. Allemaal moeten ze aan een andere werkwijze, ander gedrag laten zien.

Onze aanpak

Deze verbetering moet, anders wordt de afwijking een overtreding. Tegelijk moet de oplossing praktisch zijn en geaccepteerd worden door de vele gebruikers. Onze aanpak bestond uit 3 stappen:

1. Containment ontwikkeling: maken van een snelle oplossing om erger te voorkomen.
2. Contaiment implementatie: implementeren van de oplossing.
3. Digitalisering: oplossing gebruiksvriendelijk maken door te digitaliseren.

Samen met een representatieve groep is de tijdelijke oplossing ontwikkeld. Op basis van wet- & regelgeving is een flow en vragenlijst voor de risicobeoordeling gemaakt. Ieder groepslid heeft als vertegenwoordiger buy-in gecreëerd bij zijn/ haar achterban (incl. leveranciers). Na een pilot is de implementatie in alle fabrieken en teams gestart. Daarbij zijn dagelijks de gebruikers eerst getraind en daarna gecoacht in het gebruik ervan om snel tot resultaat te komen.

Tegelijk is gewerkt aan het digitaliseren van de risicobeoordeling in Powerapps (Microsoft). Hierbij is de koppeling gemaakt met het werkvergunningensysteem om maximale gebruiksvriendelijkheid te realiseren. Dit ‘lonkend perspectief’ heeft enorm geholpen bij de acceptatie van de tijdelijke papieren oplossing.